Operacje gospodarcze, zależnie od ich rodzaju, zapisuje się po obu stronach konta księgowego. Każda operacja posiada następujące charakterystyki wyróżniające ją od innych operacji:
- Datę dokonania operacji - nie zawsze musi być ona jednoznaczna z datą księgowania. Często zdarza się, że operacje gospodarcze księgowane są kilka lub nawet kilkanaście dni po zaistnieniu. Większość nowoczesnych systemów księgowych umożliwia przechowywanie informacji zarówno na temat daty operacji gospodarczej, jak również daty jej zaksięgowania.
- Numer i rodzaj dowodu księgowego - każde zdarzenie księgowe powinno być księgowane na podstawie dowodu księgowego. Istnieją różne rodzaje dowodów księgowych. Tradycyjnie były one przechowywane w formie papierowej i wiele przedsiębiorstw wciąż stosuje tą technikę. W coraz większej ilości przypadków jednak niektóre dowody księgowe występują wyłącznie w formie elektronicznej. Pomimo tego, istnienie dowodu księgowego jest konieczne, aby móc dokonać księgowania operacji gospodarczej.
- Kwotę operacji
- Opis operacji - hasłową informację pozwalającą szybciej zorientować się w charakterze danej transakcji.
Zapis operacji, obrót i saldo konta
Operacje gospodarcze na kontach T-owych zapisywane są poprzez wprowadzenie zapisu po odpowiedniej stronie konta. Suma zapisów po danej stronie konta nazywana jest obrotem. Saldo konta jest to natomiast różnica pomiędzy obrotami po obu stronach konta. Przedstawimy to na przykładzie poniżej:
Na koncie widzimy zarówno operacje po stronie kredytowej, jak i po stronie debetowej. W tym konkretnym przypadku - obroty po stronie debetowej są wyższe niż po kredytowej. Różnica pomiędzy wartościami obrotów daje nam saldo konta. W naszym przykładzie obroty po stronie Dt wynoszą 2.500,00 natomiast po stronie Ct 1.300,00. Konto wykazuje się saldo debetowe w wysokości 1.200,00 (2.500,00 - 1.300,00).
Może oczywiście wystąpić również sytuacja odwrotna i obroty po stronie kredytowej mogą być większe niż po debetowej. W takiej sytuacji konto będzie wykazywać saldo kredytowe.
Saldo początkowe i końcowe
Warto w tym miejscu wyjaśnić wstępnie pojęcie salda początkowego i końcowego. Saldo początkowe (skrót Sp), jest to saldo występujące na koncie na początku danego okresu, na przykład na początku miesiąca. Saldo końcowe (skrót Sk) natomiast, jest to saldo występujące na koncie na koniec okresu / miesiąca.
Saldo końcowe danego miesiąca jest zarazem saldem początkowym następnego miesiąca. Tak więc, jeżeli na naszym koncie księgowym na koniec czerwca widnieje saldo debetowe w wartości 1.200,00, to jest ono tym samym saldem początkowym dla miesiąca lipca.
Zastosowanie koncepcji salda początkowego i końcowego znacznie ułatwia sporządzanie różnego rodzaju sprawozdań jak również pomaga w codziennej pracy księgowych. W kolejnych etapach kursu bardzo często będziemy stosować te dwa pojęcia.
Warto wiedzieć, że saldo na początek roku obrotowego nazywane jest często Bilansem Otwarcia (BO).
O metodach otwierania i zamykania kont oraz ustalania ich sald będziemy pisać w ramach opisu poszczególnych rodzajów kont.