Konto księgowe

Księgowanie operacji gospodarczych na bilansie, tak jak przedstawiliśmy to w przykładach w sekcji operacje gospodarcze, byłoby mało użyteczne, natomiast bardzo kłopotliwe.

  • Po pierwsze, po każdym zaksięgowaniu operacji trzeba by było tworzyć nowy bilans, co w sytuacji dużych przedsiębiorstw dokonujących setek, a nawet tysięcy transakcji każdego dnia byłoby bardzo nieporęczne.
  • Dodatkowo, bilans nie daje możliwości śledzenia poszczególnych transakcji, gdyż przedstawia obraz przedsiębiorstwa na dany dzień. Aby móc spojrzeć wstecz, przedsiębiorstwo musiałoby trzymać kopie wszystkich bilansów oraz dodatkowo dodawać opisy, aby analizując zdarzenia z poprzednich dni rozumieć jakie transakcje miały miejsce. Wyobraźcie sobie zbieranie i katalogowanie setek bilansów dziennie i takie ich opisywanie, aby po kilku miesiącach móc znaleźć właśnie tą jedną konkretną transakcję, której szukamy. Każda firma potrzebowałaby sztabu archiwistów i księgowych, którzy próbowaliby administrować i wyszukiwać poszczególne bilanse, by na przykład sprawdzić, ile właściwie spółka X zapłaciła nam w zeszłym miesiącu.

Prawie każdemu czytającemu od razu przychodzi do głowy prosta odpowiedź na powyższy problem - „A gdyby tak zapisywać na osobnej kartce wszystkie płatności przychodzące od firmy X!”. Albo lepiej: „Zapisujmy ile i kiedy jej sprzedaliśmy oraz ile nam zapłaciła - w ten sposób, w każdej chwili, wiedzielibyśmy ile jeszcze jest nam dłużna.”

W pewnym sensie tak właśnie działa konto księgowe. Pomaga nam administrować zmianami różnych składników. W powyższym przykładzie są to należności. Aby jednak dostarczyć kompleksowej wiedzy, rozpoczniemy od definicji konta księgowego:

Konto księgowe jest to podstawowe urządzenie służące do rejestracji zdarzeń gospodarczych.

Konto księgowe jest więc mechanizmem, przy pomocy którego, przedsiębiorstwo zapisuje i porządkuje wszystkie zdarzenia gospodarcze, w tym transakcje, które go dotyczą. Dzięki zastosowaniu kont księgowych, można szybko i łatwo ustalić ile firma ma danego składnika bilansu oraz prześledzić wstecz, wszystkie transakcje, które spowodowały powstanie danej wielkości.

System kont

Każda jednostka prowadząca księgowość posiada wiele kont księgowych tworzących jeden system. Na poszczególnym koncie księgowym księguje się operacje o jednorodnym charakterze. Na jednym koncie księguje się np. gotówkę wpływającą i wypływającą z rachunku bankowego, na innym księguje się środki trwałe, na jeszcze innym rozrachunki z dostawcami lub nawet rozrachunki z jednym tylko dostawcą, itd. W ten sposób wszystkie elementy bilansu księgowane są na specjalnie dla nich przygotowanych kontach. Często jedna pozycja bilansu składa się z wielu kont. Prawie zawsze również firmy rozbijają konta główne na subkonta, wprowadzają różne konta pomocnicze i rozliczeniowe itd.

W późniejszych częściach naszego kursu księgowości poznamy różne systemy kont i schematy księgowań na tych kontach. Na razie jednak zajmiemy się budową pojedynczego konta.

Budowa konta księgowego

Konta księgowe przedstawia się graficznie w postaci przypominającej literę T (Tak narysowane konta nazywa się zwyczajowo kontami „T-owymi”).

konto księgowe

Przedstawione tu konto jest kontem dwustronnym. Jedna strona konta przeznaczona jest do księgowania zwiększeń danego składnika, druga natomiast służy do księgowania jego zmniejszeń.

Należy tu zaznaczyć, że taka metoda przedstawiania kont wykorzystywana jest jedynie w celach dydaktycznych, gdyż dzięki tej metodzie łatwo zrozumieć zasady księgowań. W realnym świecie księgowości, księgowi w miejsce kont T-owych wykorzystują systemy oraz programy księgowe i raportujące, prezentujące informacje w różnych układach graficznych. Zasady księgowania oraz cała „logika” systemu księgowego pozostaje jednak niezmieniona.

Oznaczenie konta

Nazwa konta

Każde konto ma swoja nazwę. Z reguły nazwa sugeruje co jest księgowane na danym koncie. Np. na koncie „kasa” z jednej strony księgowane byłyby przychody, a z drugiej rozchody gotówki z kasy firmowej. Na koncie „rozrachunki z dostawcami” z jednej strony księgowalibyśmy nasze spłaty wobec dostawców, a z drugiej zwiększenia zobowiązań spowodowane kolejnymi zakupami.

Numer konta

Każde konto ma swój numer, który jest unikalny w całym systemie księgowym przedsiębiorstwa. Numery ułatwiają księgowania, ponieważ przy dużej ilości kont (często kilkaset a czasem nawet kilka tysięcy) łatwiej jest znaleźć w systemie odpowiednie konta po numerze niż po nazwie. W niektórych krajach występuje prawny wymóg odpowiedniego numerowania poszczególnych kont.

W Polsce na przykład przez wiele lat popularny był system numeracji, w którym odpowiednim sekcjom kont nadawano poszczególne numery. Na przykład konta środków trwałych rozpoczynały się od cyfry 0, środki pieniężne od cyfry 1 itd. (Obejrzyj: zakładowy plan kont). Postępowanie globalizacji powoduje jednak coraz częstsze odstępstwa od takiej numeracji. Międzynarodowe korporacje wprowadzają w swoich oddziałach we wszystkich krajach jednakowe numeracje, dzięki czemu z większą łatwością mogą tworzyć raporty oraz sprawozdania finansowe oraz utrzymywać ciągłą kontrolę nad działalnością poszczególnych oddziałów. Warto jednak przy tym zaznaczyć, że nazwy niektórych zespołów kont weszły już do gwary księgowej i nawet w firmach posiadających inną niż tradycyjna numerację kont, usłyszeć można księgowych mówiących o księgowaniu na np. „czwórkach” lub „piątkach” mając na myśli księgowanie w dwóch wariantach księgowania kosztów.

Strony konta

Jak widać na załączonej powyżej ilustracji, każda ze stron konta ma swoją nazwę. Najpowszechniejszym nazewnictwem jest oznaczanie stron konta jako:

  • Lewa strona: „Debet”, skrót Dt (po angielsku: Debit, skrót Dr),
  • Prawa strona: „Credit”, skrót Ct (po angielsku: Credit, skrót Cr).

Można również spotkać się z nazewnictwem odpowiednio „Winien” (Wn) oraz „Ma” (Ma).

Ewidentny brak konsekwencji w nazewnictwie wynika z tego, iż nazwy te pochodzą z tradycji, która rozwijała się przez wiele wieków. Nie należy też doszukiwać się w nich informacji o tym, po której stronie dokonuje się zwiększenia a po której zmniejszenia wartości danego składnika, gdyż dzieje się to różnie zależnie od rodzaju i funkcji konta.

Warto również wiedzieć, że zapisanie operacji po stronie Dt nazywa się zapisaniem w ciężar konta bądź obciążeniem konta, natomiast zapisanie operacji po stronie Ct określamy jako uznanie konta lub też zapisanie na dobro konta. Bardzo popularne, choć może bardziej nieformalne, jest też mówienie o księgowaniu „po debecie” i „po kredycie”.