Środki trwałe to składniki majątku spółki, które przeznaczone są do długotrwałego użytkowania. Aby element majątku mógł zostać przyjęty i wykazany jako środek trwały, musi on spełniać następujące kryteria:
- Okres jego przewidywanej użyteczności musi być dłuższy niż jeden rok - rok jest ogólną granicą oddzielającą aktywa trwałe od aktywów obrotowych.
- Nie jest on zużywany w jednym cyklu produkcyjnym - środki trwałe są takim majątkiem, który jest wykorzystywany przez przedsiębiorstwo przez długi okres czasu. Natomiast wszystkie składniki majątku, które wykorzystywane są w jednym cyklu produkcyjnym, takie jak części do produktów, lub nawet części maszyn, które należy wymieniać po każdym cyklu produkcyjnym, traktowane są jako aktywa obrotowe.
- Musi być on przeznaczony na potrzeby jednostki - wykazywać w bilansie można jedynie te środki trwałe, które przedsiębiorstwo wykorzystuje w celu generowania korzyści ekonomicznych.
- W momencie przyjęcia do użytkowania musi on być kompletny i sprawny - niedziałający element majątku, który jest zepsuty lub niekompletny, nie może być traktowany jako środek trwały, ponieważ nie może on generować korzyści ekonomicznych dla spółki (generowanie korzyści ekonomicznych jest jednym z podstawowych warunków rozpoznawania aktywów w bilansie, patrz: aktywa).
Wartość początkowa środka trwałego
Jako, że księgowość prowadzona jest w jednostkach pieniężnych, aby móc wykazać środek trwały w bilansie - „zaksięgować go” na koncie „Środki trwałe” - należy dokonać tak zwanej wyceny środka trwałego.Oznacza to ustalenie po jakiej wartości powinien on zostać zaksięgowany.
Zagadnienie to opisujemy dokładnie w sekcji wartość początkowa środka trwałego.
Wycena posiadanych środków trwałych
W kolejnych okresach obrachunkowych należy odpowiednio korygować pierwotną wartość środka trwałego, zgodnie z przyjętymi standardami i polityką rachunkowości tak, aby w bilansie wykazywać jego wartość możliwie najbliższą wartości rzeczywistej. Środki trwałe w trakcie użytkowania przez spółkę zmieniają swoją wartość. Podlegają one wielorakim procesom, które zależnie od ich specyfiki księguje się i prezentuje w różny sposób:
- Starzenie i zużywanie środków trwałych odzwierciedlane jest przez amortyzację (umorzenie) środków trwałych
- Niespodziewane zniszczenie, uszkodzenie lub utrata wartości na skutek zaprzestania stosowania konkretnej technologii lub z innych przyczyn powodujących szybszy spadek wartości środka trwałego niż jego naturalne zużywanie się, prezentuje się poprzez odpisy z tytułu utraty wartości.
- Wzrost wartości na skutek dodatkowych prac lub inwestycji modernizujących lub w inny sposób zwiększających funkcjonalność środka trwałego, księguje się jako ulepszenie środka trwałego.
- Wzrost lub spadek wartości na skutek zmian cen na rynku (dotyczy szczególnie gruntów i nieruchomości) dokonywany jest przy pomocy rewaluacji (przeszacowania).
Likwidacja i sprzedaż środków trwałych
Środek trwały, który przestał być wykorzystywany przez przedsiębiorstwo, zależnie od jego stanu, może być sprzedany lub złomowany albo w inny sposób likwidowany. W momencie, gdy spółka pozbywa się środka trwałego, musi również usunąć go z ewidencji środków trwałych. Zależnie od tego, czy środek jest sprzedany czy likwidowany, transakcja księgowa nazywana jest odpowiednio sprzedażą lub likwidacją środka trwałego.
Ewidencja środków trwałych (rejestr środków trwałych)
Aby uprościć proces zarządzania środkami trwałymi oraz księgowania zdarzeń ich dotyczących, większość przedsiębiorstw prowadzi analitykę do konta „Środki trwałe”. Z reguły analityka ta prowadzona jest w postaci tzw. rejestru środków trwałych.